Transversale praktijken
Vennootschapssecretariaat in Luxemburg
Het vennootschapssecretariaat bestaat erin het vennootschappelijke leven van een Luxemburgse vennootschap doorheen het jaar te onderhouden: oproeping en houden van de algemene vergaderingen, bijwerken van de wettelijke registers, opvolging van het UBO-register en de uiteindelijke begunstigden, opstellen van de overeenkomsten en notulen. Het kantoor verzorgt deze terugkerende opvolging binnen een beheerst kader.
Juridische inhoud gecontroleerd door Maître Cora Maglo, Avocate à la Cour, Liste I du Barreau de Luxembourg depuis 2009.
Het leven van een vennootschap stopt niet bij de oprichting: elk jaar keren verplichtingen terug (goedkeuring van de rekeningen, bijwerken van de registers, UBO-aangiften) en de minste vergetelheid stelt de vennootschap en haar bestuurders bloot. Een nauwgezet vennootschapssecretariaat vermijdt deze blinde vlekken.
Cerno Law Firm neemt deze terugkerende opvolging op zich voor vennootschappen, holdings en groepen: wij houden de registers bij, organiseren de vergaderingen en documenteren de governance, in een logica van continue naleving.
De behoefte
U moet elk jaar de vergaderingen, de wettelijke registers en de aangiften van uiteindelijke begunstigden bijwerken.
Intern worden deze terugkerende taken vaak uitgesteld, slecht gedocumenteerd of vergeten.
Het risico
Niet-conforme registers, niet-bijgewerkt UBO-register, onregelmatige vergaderingen, betwistbare beslissingen bij gebrek aan notulen.
Een slecht gevoerde governance verzwakt de vennootschap bij een controle, een verkoop of een geschil tussen aandeelhouders.
De tussenkomst van het kantoor
Cerno Law Firm, advocatenkantoor ingeschreven bij de Balie van Luxemburg, organiseert de algemene vergaderingen, werkt de wettelijke registers bij, volgt het UBO-register op en stelt overeenkomsten en notulen op binnen een terugkerend jaarforfait.
Onze digitale hulpmiddelen dienen uitsluitend om het verzamelen van de informatie, de kwalificatie van het dossier en de opvolging van de vervaldata te vereenvoudigen; zij vervangen nooit het advies van de advocaat, die elke governancehandeling valideert en veiligstelt.
Rechtsgebieden
Wanneer het kantoor inschakelen
- De jaarlijkse algemene vergadering tot goedkeuring van de rekeningen organiseren.
- De wettelijke registers bijwerken na een kapitaalverrichting.
- De UBO-aangifte van de uiteindelijke begunstigden actualiseren.
- Een bestuursbeslissing documenteren via tegenwerpbare notulen.
Methode
Ons werkproces
- 1
Informatie verzamelen
U beschrijft uw behoefte via een gestructureerd formulier of een eerste gesprek. Onze digitale hulpmiddelen dienen uitsluitend om deze informatie te ordenen en tijd te besparen.
- 2
Beoordeling door de advocaat
Maître Maglo bestudeert uw situatie, brengt de juridische vraagstukken in kaart en bevestigt de haalbaarheid en de precieze omvang van de opdracht.
- 3
Transparante offerte
U ontvangt een helder ereloonvoorstel, een vast bedrag of een bandbreedte, voordat er enige verbintenis is. Niets wordt gefactureerd zonder uw akkoord.
- 4
Juridisch werk
Het kantoor stelt op, onderhandelt of procedeert naargelang nodig. Elk werkstuk wordt ontworpen en goedgekeurd door een advocaat ingeschreven bij de Balie van Luxemburg.
- 5
Opvolging en oplevering
U volgt uw dossier transparant op en ontvangt uw afgeronde documenten met de nodige toelichting.
Benodigde documenten
- • Bestaande statuten en registers van de vennootschap
- • Jaarrekening en beheersverslag in voorkomend geval
- • Gegevens van de aandeelhouders en bestuurders
- • Informatie over de uiteindelijke begunstigden
Opleveringen
- • Houden van de vergaderingen en notulen
- • Bijgewerkte wettelijke registers en UBO
- • Overeenkomsten en governanceopvolging
Indicatieve termijnen
De opvolging wordt over het jaar georganiseerd volgens de wettelijke kalender; elke vervaldatum (vergadering, neerlegging, UBO-bijwerking) wordt door het kantoor geanticipeerd.
Aangekondigde erelonen
Het vennootschapssecretariaat maakt het voorwerp uit van een terugkerend jaarforfait, vanaf 1 500 EUR, afgestemd op het aantal vennootschappen en het volume aan akten. Een eerste diagnose wordt aangeboden vanaf 175 EUR excl. btw.
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat is het vennootschapssecretariaat van een vennootschap?
Het is de terugkerende opvolging van het vennootschappelijke leven: algemene vergaderingen, wettelijke registers, UBO, overeenkomsten en notulen. In Luxemburg verzorgt het kantoor dit binnen een conform kader en onder een jaarforfait.
Vervangt het vennootschapssecretariaat de advocaat?
Nee. Het is juist een advocaat die de governance bijhoudt en valideert. De digitale hulpmiddelen van het kantoor vergemakkelijken het verzamelen van de informatie, maar het advies en het veiligstellen van de akten blijven die van de advocaat.
Moet het UBO-register elk jaar worden bijgewerkt?
Het register van de uiteindelijke begunstigden moet op elk moment de werkelijkheid weerspiegelen en bij elke wijziging worden bijgewerkt. Het kantoor bewaakt deze evoluties binnen de terugkerende opvolging.
Is het forfait van toepassing op meerdere vennootschappen?
Ja, het jaarforfait wordt afgestemd op het aantal vennootschappen en het volume aan akten; het wordt aangekondigd voor elke verbintenis.
Lid van
Affiliations & réseaux professionnels
Free guide · PDF
The practical guide to secure your next step
Checklists, key steps and points to watch, prepared by the firm. Get it instantly, no strings attached.
- The key steps, explained simply
- The documents to prepare
- The common mistakes to avoid
Gratis diagnose
Niet zeker van uw situatie? Krijg in 2 minuten een antwoord.
Enkele vragen volstaan om uw behoefte en het juiste juridische antwoord te bepalen, zonder registratie en zonder verplichting.
Voor Cerno kiezen is kiezen voor meer dan 17 jaar ervaring
- 2013
- onafhankelijk kantoor
- 2009
- à la Cour sinds 2009
- 7
- werktalen
- 100+
- vennootschappen & SOPARFI gestructureerd
- 200+
- visa & verblijfsvergunningen verkregen
- 170
- nationaliteiten van cliënten begeleid
- 300+
- due diligence-onderzoeken uitgevoerd
Een twintigtal M&A-transacties begeleid · een van de beste visumtoekenningspercentages in Luxemburg.
Sinds 2009 wijden wij onze expertise aan uw tevredenheid: meer dan 85% van onze cliënten schenkt ons opnieuw hun vertrouwen.
Onze dossiers
Representatieve dossiers, geanonimiseerd
Typische voorbeelden van opdrachten die het kantoor behandelt, op geanonimiseerde en illustratieve wijze gepresenteerd. Elk dossier wordt behandeld en gevalideerd door een advocaat die is ingeschreven bij de Luxemburgse balie.
Een holding en een verblijfsvergunning, in één procedure
Oprichting van een SOPARFI voor een niet-ingezeten investeerder, gecombineerd met het verkrijgen van zijn verblijfsvergunning. Eén aanspreekpunt voor beide aspecten.
Vergunning verkregen in 6 wekenEen vergelijkbaar dossier? Vennootschappen & governanceOprichters beschermd vóór de financieringsronde
Structurering van een aandeelhoudersovereenkomst en governance voor een jonge vennootschap met meerdere oprichters, voorafgaand aan een financieringsronde.
Aandeelhoudersovereenkomst getekend vóór de rondeEen vergelijkbaar dossier? InvorderingEen vordering geïnd over de grenzen heen
Grensoverschrijdende invordering van onbetaalde vorderingen voor een kmo, via een betalingsbevel en coördinatie met een buitenlandse confrater.
Vordering volledig geïnd (100%)Een vergelijkbaar dossier? ArbeidsrechtEen bestuurder verdedigd voor de Arbeidsrechtbank
Begeleiding van een bestuurder bij een betwist ontslag, van de strategie tot de vertegenwoordiging ter zitting.
Zaak bepleit op de zittingEen vergelijkbaar dossier? ContractenEen veiliggestelde internationale distributie
Onderhandeling en veiligstelling van een internationale raamovereenkomst voor distributie, van de aansprakelijkheden tot de bevoegde rechtbank.
Bevoegde rechtbank veiliggesteldEen vergelijkbaar dossier?Typische en geanonimiseerde voorbeelden, louter ter illustratie. Zij lopen niet vooruit op de afloop van een dossier, die van elke situatie afhangt.
Mijn dossier aan het kantoor toevertrouwenExpertise & autoriteit
Doorlopende monitoring en analyse van Luxemburgse en Europese rechtspraak
Avocate à la Cour, Lijst I van de Luxemburgse balie sinds 2009
Opgeleid aan de London School of Economics, eerder bij Clifford Chance en Bonn Steichen & Partners
Lid van internationale netwerken: EILN, AEA, Cross Border Advisory Solutions
Elk dossier behandeld en gevalideerd door een advocaat ingeschreven bij de balie
Begeleiding in 7 talen, cliënten van 170 nationaliteiten
Getuigenissen
Wat onze cliënten zeggen
Had a consultation with Me Cora Maglo about my Luxembourg Blue Card application. She explained everything clearly: the process, timeline and documents I need, and helped me with my wife’s family reunification too. Honest and practical advice. I felt confident after talking to her.Farshid Pourlatifi
J’ai beaucoup apprécié le service de Maître Maglo : son sérieux, sa sympathie, son professionnalisme et sa disponibilité. Toujours répondu rapidement et clairement, avec des conseils pragmatiques, sans pousser à des procédures longues et coûteuses lorsqu’elles ne sont pas justifiées.Nathan Wirtzfeld
Super assistance and great support! Highly recommend. All my questions were answered, Cora and her team kept me updated all the time. I will definitely reach out to them next time for my residency.Tatiana
Ze spreken over ons
Het kantoor vermeld en geciteerd
Professionele gidsen, economische pers en juridische publicaties waarin Cerno Law Firm en Maître Cora Maglo worden vermeld.
Laten we uw zaak bespreken
Beschrijf uw situatie: u ontvangt een eerste analyse en een transparante offerte, vrijblijvend. Eén toegewijde advocaat, van begin tot einde.