Transversale praktijken
Vennootschapssecretariaat in Luxemburg
Het vennootschapssecretariaat bestaat erin het vennootschappelijke leven van een Luxemburgse vennootschap doorheen het jaar te onderhouden: oproeping en houden van de algemene vergaderingen, bijwerken van de wettelijke registers, opvolging van het UBO-register en de uiteindelijke begunstigden, opstellen van de overeenkomsten en notulen. Het kantoor verzorgt deze terugkerende opvolging binnen een beheerst kader.
Het leven van een vennootschap stopt niet bij de oprichting: elk jaar keren verplichtingen terug (goedkeuring van de rekeningen, bijwerken van de registers, UBO-aangiften) en de minste vergetelheid stelt de vennootschap en haar bestuurders bloot. Een nauwgezet vennootschapssecretariaat vermijdt deze blinde vlekken.
Cerno Law Firm neemt deze terugkerende opvolging op zich voor vennootschappen, holdings en groepen: wij houden de registers bij, organiseren de vergaderingen en documenteren de governance, in een logica van continue naleving.
De behoefte
U moet elk jaar de vergaderingen, de wettelijke registers en de aangiften van uiteindelijke begunstigden bijwerken.
Intern worden deze terugkerende taken vaak uitgesteld, slecht gedocumenteerd of vergeten.
Het risico
Niet-conforme registers, niet-bijgewerkt UBO-register, onregelmatige vergaderingen, betwistbare beslissingen bij gebrek aan notulen.
Een slecht gevoerde governance verzwakt de vennootschap bij een controle, een verkoop of een geschil tussen aandeelhouders.
De tussenkomst van het kantoor
Cerno Law Firm, advocatenkantoor ingeschreven bij de Balie van Luxemburg, organiseert de algemene vergaderingen, werkt de wettelijke registers bij, volgt het UBO-register op en stelt overeenkomsten en notulen op binnen een terugkerend jaarforfait.
Onze digitale hulpmiddelen dienen uitsluitend om het verzamelen van de informatie, de kwalificatie van het dossier en de opvolging van de vervaldata te vereenvoudigen; zij vervangen nooit het advies van de advocaat, die elke governancehandeling valideert en veiligstelt.
Rechtsgebieden
Wanneer het kantoor inschakelen
- De jaarlijkse algemene vergadering tot goedkeuring van de rekeningen organiseren.
- De wettelijke registers bijwerken na een kapitaalverrichting.
- De UBO-aangifte van de uiteindelijke begunstigden actualiseren.
- Een bestuursbeslissing documenteren via tegenwerpbare notulen.
Methode
Ons werkproces
- 1
Informatie verzamelen
U beschrijft uw behoefte via een gestructureerd formulier of een eerste gesprek. Onze digitale hulpmiddelen dienen uitsluitend om deze informatie te ordenen en tijd te besparen.
- 2
Beoordeling door de advocaat
Maître Maglo bestudeert uw situatie, brengt de juridische vraagstukken in kaart en bevestigt de haalbaarheid en de precieze omvang van de opdracht.
- 3
Transparante offerte
U ontvangt een helder ereloonvoorstel, een vast bedrag of een bandbreedte, voordat er enige verbintenis is. Niets wordt gefactureerd zonder uw akkoord.
- 4
Juridisch werk
Het kantoor stelt op, onderhandelt of procedeert naargelang nodig. Elk werkstuk wordt ontworpen en goedgekeurd door een advocaat ingeschreven bij de Balie van Luxemburg.
- 5
Opvolging en oplevering
U volgt uw dossier transparant op en ontvangt uw afgeronde documenten met de nodige toelichting.
Benodigde documenten
- • Bestaande statuten en registers van de vennootschap
- • Jaarrekening en beheersverslag in voorkomend geval
- • Gegevens van de aandeelhouders en bestuurders
- • Informatie over de uiteindelijke begunstigden
Opleveringen
- • Houden van de vergaderingen en notulen
- • Bijgewerkte wettelijke registers en UBO
- • Overeenkomsten en governanceopvolging
Indicatieve termijnen
De opvolging wordt over het jaar georganiseerd volgens de wettelijke kalender; elke vervaldatum (vergadering, neerlegging, UBO-bijwerking) wordt door het kantoor geanticipeerd.
Aangekondigde erelonen
Het vennootschapssecretariaat maakt het voorwerp uit van een terugkerend jaarforfait, vanaf 1 500 EUR, afgestemd op het aantal vennootschappen en het volume aan akten. Een eerste diagnose wordt aangeboden vanaf 175 EUR excl. btw.
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat is het vennootschapssecretariaat van een vennootschap?
Het is de terugkerende opvolging van het vennootschappelijke leven: algemene vergaderingen, wettelijke registers, UBO, overeenkomsten en notulen. In Luxemburg verzorgt het kantoor dit binnen een conform kader en onder een jaarforfait.
Vervangt het vennootschapssecretariaat de advocaat?
Nee. Het is juist een advocaat die de governance bijhoudt en valideert. De digitale hulpmiddelen van het kantoor vergemakkelijken het verzamelen van de informatie, maar het advies en het veiligstellen van de akten blijven die van de advocaat.
Moet het UBO-register elk jaar worden bijgewerkt?
Het register van de uiteindelijke begunstigden moet op elk moment de werkelijkheid weerspiegelen en bij elke wijziging worden bijgewerkt. Het kantoor bewaakt deze evoluties binnen de terugkerende opvolging.
Is het forfait van toepassing op meerdere vennootschappen?
Ja, het jaarforfait wordt afgestemd op het aantal vennootschappen en het volume aan akten; het wordt aangekondigd voor elke verbintenis.
Laten we uw zaak bespreken
Beschrijf uw situatie: u ontvangt een eerste analyse en een transparante offerte, vrijblijvend. Eén toegewijde advocaat, van begin tot einde.